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Leitfaden für Versicherungsmakler und Maklerbüros · Stand September 2026

CRM für Versicherungsmakler: wofür es taugt und wo es aufhört

Ein CRM ordnet Anfragen, Termine und Wiedervorlagen. Es ist kein Maklerverwaltungsprogramm, kein Vergleichsrechner und kein Archiv. Diese Seite zeigt, welche Arbeit im Maklerbüro wirklich in ein CRM gehört, welche Pflichten dabei beim Makler bleiben, was die Systeme kosten und wie Sie das in einem eigenen Testkonto nachprüfen, statt einer Rangliste zu glauben.

  • 31Quellen mit Abrufdatum
  • 5Systemzonen abgegrenzt
  • 4Normen im Wortlaut

Zwei Spuren, ein Büro. Neugeschäft endet mit dem Abschluss. Betreuung läuft weiter. Ein CRM ist dafür da, beide Spuren sichtbar zu halten.

Neugeschäftendet

  1. Anfrage
  2. Qualifizierung
  3. Beratungstermin
  4. Angebot
  5. Abschluss

Bestandläuft weiter

  • Betreuung
  • Wiedervorlage
  • Jahresgespräch
  • Anlass

Neugeschäft Bestand Ihre Pflicht Beide Spuren im Detail

Teil I

Wofür ein CRM im Maklerbüro da ist

  • Makler, Vertreter, Berater: die Rolle bestimmt, was Sie dem Kunden schulden.
  • Fünf Systemzonen, und nur eine davon ist das CRM.
  • Zehn konkrete Aufgaben und vier Ausgangslagen, ohne erfundene Fallbeispiele.
Rolle

Makler, Vertreter, Berater: die Rolle bestimmt die Arbeit

Das Versicherungsvertragsgesetz unterscheidet drei Rollen, und zwar danach, für wen jemand tätig wird. Das ist keine Formalie: Daran hängt, was Sie dem Kunden schulden und was ein System für Sie ordnen soll.

§ 59 VVG: wer Makler ist, wer Vertreter, wer Berater[1]
Versicherungsvertreter ist, wer von einem Versicherer oder einem Versicherungsvertreter damit betraut ist, gewerbsmäßig Versicherungsverträge zu vermitteln oder abzuschließen. Versicherungsmakler ist, wer gewerbsmäßig für den Auftraggeber die Vermittlung oder den Abschluss von Versicherungsverträgen übernimmt, ohne von einem Versicherer oder von einem Versicherungsvertreter damit betraut zu sein.

Der Vertreter steht auf der Seite des Versicherers, der Makler auf der Seite des Kunden. Der Versicherungsberater berät, ohne vom Versicherer einen wirtschaftlichen Vorteil zu erhalten, und darf nach der Gewerbeordnung nicht zugleich vermitteln. Das Gesetz geht noch weiter: Wer gegenüber dem Kunden den Anschein erweckt, er arbeite als Makler, wird als Makler behandelt.[1][2]

Einzelmakler

Eine Person macht Akquise, Beratung, Dokumentation und Betreuung. Das Problem ist selten die Datenmenge, sondern die Wiedervorlage: Was in keiner Liste steht, fällt an einem vollen Tag heraus. Ein CRM lohnt sich hier für Termine, Aufgaben und den Gesprächsverlauf, nicht wegen Auswertungen.

Kleines Maklerteam

Zwei bis vier Personen, gemeinsame Kunden, unklare Zuständigkeiten. Hier zählt, dass sichtbar ist, wer eine Anfrage übernommen hat und wann zuletzt jemand gesprochen hat. Ab dieser Größe wird auch wichtig, wer welche Daten sehen darf.

Maklerbüro mit Innendienst

Der Innendienst bearbeitet Anfragen und Bestandsvorgänge, der Außendienst berät. Zwei Systeme laufen nebeneinander: die Bestandsführung und die Kontaktarbeit. Die Frage ist weniger, ob ein CRM hilft, sondern wie die Grenze zum Maklerverwaltungsprogramm gezogen wird.

Maklerorganisation oder Verbund

Mehrere angeschlossene Vermittler, eigene Zugänge, Mandantentrennung, Weiterbildungsnachweise je Person. Ab hier sind Rollen, Rechte und Protokollierung kein Nebenthema mehr, sondern das Auswahlkriterium.[2][3]

Abgrenzung

CRM, Maklerverwaltung, Vergleichsrechner, Archiv, Buchhaltung

Dies ist der wichtigste Abschnitt dieser Seite. Ein allgemeines CRM wird gern als „alles in einem“ verkauft. Im Maklerbüro liegen die Aufgaben aber in fünf verschiedenen Zonen, und nur eine davon ist das CRM.

Fünf Zonen im Maklerbüro. Hervorgehoben ist die eine, in der ein CRM arbeitet.

  1. CRM

    Die Beziehung vor und neben dem Vertrag

    • Anfragen aus Website, Formular, Telefon, Empfehlung an einer Stelle
    • Interessenten qualifizieren und in Stufen führen
    • Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen
    • Gesprächsverlauf und Kommunikation je Kontakt
    • Kampagnen und Bestandsansprache

  2. Maklerverwaltungsprogramm

    Der Bestand selbst

    • Verträge, Sparten, Policen, Versicherer
    • Courtage und Abrechnung
    • Datenaustausch mit Versicherern (BiPRO, GDV)
    • Schaden- und Leistungsfälle
    • Bestandsübertragungen

  3. Vergleichs- und Tarifrechner

    Der Marktvergleich

    • Tarife rechnen und gegenüberstellen
    • Angebots- und Antragsstrecken
    • Tarifstände und Bedingungswerke
    • Grundlage für die Auswahl nach § 60 VVG

  4. Dokumentenablage

    Das Archiv

    • Beratungsdokumentation und Erstinformation ablegen
    • Anträge, Policen, Schriftverkehr
    • Aufbewahrung über Jahre statt über Wochen
    • Wiederauffinden nach Kunde, Vertrag, Datum

  5. Buchhaltung

    Zahlen und Pflichten gegenüber dem Finanzamt

    • Courtageeingänge und offene Posten
    • Buchungsbelege und deren Aufbewahrung
    • Umsatzsteuer und Jahresabschluss
    • Auswertungen für Steuerberatung und Bank

Die Karte beschreibt Gattungen, keine Produkte. Manche Maklerverwaltungsprogramme haben eine brauchbare Kontaktverwaltung; manche CRM lassen sich um eine Vertragsübersicht erweitern. Entscheidend ist nicht, was ein Hersteller eine Funktion nennt, sondern ob sie die Arbeit trägt, die bei Ihnen tatsächlich anfällt.

Umgekehrt gilt derselbe Vorbehalt: Ein Maklerverwaltungsprogramm ist selten gut darin, eine Anfrage vom Erstkontakt bis zum Termin zu führen, Kampagnen zu versenden oder eine Terminbuchung anzubieten. Viele Büros betreiben deshalb beides und verbinden sie über eine Schnittstelle oder über eine feste Regel, welche Angabe wo gepflegt wird.

CRM-Funktionen im Testkonto ansehen

Die Abgrenzung oben prüfen Sie am schnellsten an einem echten Konto: Legen Sie einen Kontakt an und sehen Sie nach, welche Felder es für Verträge gibt und welche nicht.

Nutzen

Zehn Aufgaben, die ein CRM im Maklerbüro wirklich übernimmt

Nicht „mehr Umsatz“, sondern konkrete Arbeit. Jede dieser Aufgaben können Sie in einer Testphase an Ihren eigenen Vorgängen nachstellen.

  • Eingehende Anfragen aus Website, Formular, Telefon, E-Mail und Empfehlung an einer Stelle sammeln, mit der Herkunft.
  • Jeder Anfrage eine zuständige Person und einen nächsten Schritt mit Datum geben.
  • Erstkontakt dokumentieren, damit die Erstinformation nach § 15 VersVermV nicht liegen bleibt.[7]
  • Beratungstermine über einen Buchungslink vergeben statt über sechs Telefonate.[8]
  • Wiedervorlagen setzen: Rückruf, offenes Angebot, angekündigte Unterlagen, Jahresgespräch.
  • Den Gesprächsverlauf je Kontakt lesbar halten, statt ihn über Postfächer zu verteilen.[9]
  • Interessenten in Stufen führen, damit sichtbar wird, wo etwas stehen bleibt.[6]
  • Aufgaben im Team verteilen und nachhalten, ohne Zuruf.
  • Bestandskunden gezielt ansprechen, wenn eine Einwilligung oder die Ausnahme des § 7 Abs. 3 UWG das trägt.[10]
  • Nachvollziehen, wer wann welchen Eintrag geändert hat.[11][12]

Was in dieser Liste bewusst fehlt: Abschlussquoten erhöhen, Kunden binden, Umsatz steigern. Das sind Ergebnisse, keine Funktionen. Ob sie eintreten, hängt an Ihrer Arbeit, Ihrem Markt und daran, wie sauber Sie das System pflegen.

Ausgangslagen

Vier Ausgangslagen, die Sie vielleicht wiedererkennen

Keine Namen, keine Zitate, keine Prozentzahlen. Das Original erzählte hier einen erfundenen Tagesablauf mit Uhrzeiten und Kundennamen. Was bleibt, ist die Struktur der Probleme: Ausgangslage, Problem, was ein CRM ändert, was Sie im Test prüfen, und wo die Grenze liegt.

Anfragen

Die Anfrage, die niemand übernommen hat

Ausgangslage
Anfragen kommen über ein Formular, über die Telefonzentrale und über Empfehlungen. Sie landen in verschiedenen Postfächern.
Das Problem
Es gibt keine Stelle, an der man sieht, welche Anfrage offen ist und wer sie bearbeitet. Eine Anfrage ist erst dann erkennbar verloren, wenn der Kunde absagt.
Mit CRM
Jede Anfrage wird zum Kontakt mit Herkunft, zuständiger Person und einem nächsten Schritt mit Datum. Offene Anfragen sind eine Liste, kein Gefühl.
Im Test prüfen
Legen Sie im Testkonto ein Formular an und schicken Sie eine echte Anfrage ab. Landet sie mit der richtigen Herkunft im richtigen Schritt?
Grenze
Ein CRM sortiert nur, was hineinkommt. Anrufe, die niemand erfasst, bleiben unsichtbar, auch mit Telefonanbindung.[6]

Beratung

Die Dokumentation, die nach dem Termin liegen bleibt

Ausgangslage
Das Beratungsgespräch ist geführt, die Empfehlung steht, die Dokumentation soll abends geschrieben werden.
Das Problem
Die Dokumentation nach § 61 VVG ist vor Vertragsschluss in Textform zu übermitteln. Was abends geschrieben wird, wird manchmal gar nicht geschrieben.
Mit CRM
Der Termin erzeugt automatisch eine Aufgabe mit Frist und einer Vorlage. Der Vorgang bleibt sichtbar offen, bis er erledigt ist.
Im Test prüfen
Bauen Sie einen Ablauf, der nach einem Kalendertermin eine Aufgabe mit Fälligkeit anlegt, und sehen Sie nach, ob sie zuverlässig erscheint.
Grenze
Das System erinnert. Den Inhalt der Dokumentation, die Gründe für jeden Rat und die Übermittlung in Textform schulden Sie selbst.[4][13][14]

Bestand

Der Bestandskunde, mit dem seit drei Jahren niemand gesprochen hat

Ausgangslage
Der Bestand steht im Maklerverwaltungsprogramm. Betreuung findet statt, wenn der Kunde sich meldet.
Das Problem
Es gibt keinen Rhythmus. Wer nicht anruft, wird nicht angerufen. Anlässe für ein Gespräch entstehen zufällig.
Mit CRM
Ein wiederkehrender Anlass wird zur Wiedervorlage: Jahresgespräch, Geburtstag, Lebensereignis, Ablauf einer angekündigten Frist. Wer zuletzt wann Kontakt hatte, ist ablesbar.
Im Test prüfen
Importieren Sie eine kleine Testliste und prüfen Sie, ob Sie nach „letzter Kontakt vor mehr als X Monaten“ filtern können.
Grenze
Vertragsdaten liegen im Maklerverwaltungsprogramm. Ein CRM kennt sie nur, wenn sie über eine Schnittstelle oder von Hand hineinkommen, und dann als Kopie.[6]

Team

Der Mitarbeiter, der alles sieht

Ausgangslage
Eine Aushilfe unterstützt im Innendienst und bekommt einen Zugang zum System.
Das Problem
Im Maklerbüro liegen Gesundheitsangaben, Einkommensverhältnisse und Familienverhältnisse. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt; zusätzlich verlangt das BDSG Zugriffsbeschränkung und Nachvollziehbarkeit.
Mit CRM
Rollen und Rechte begrenzen, was ein Zugang sieht. Eine Einstellung kann die Sicht auf die ausdrücklich zugewiesenen Kontakte beschränken.
Im Test prüfen
Legen Sie einen zweiten Nutzer mit eingeschränkten Rechten an und melden Sie sich mit ihm an. Prüfen Sie, was er in jedem Modul sieht, nicht nur in der Kontaktliste.
Grenze
Rechte im System ersetzen keine Festlegung, wer im Büro was bearbeiten darf, und keine Schulung der Beteiligten.[15][12][16]
Ausgangslage im Testkonto nachstellen

Nehmen Sie die Lage, die Ihnen am nächsten kommt, und bauen Sie genau sie nach. Das dauert eine Stunde und sagt mehr als jede Funktionsliste.

Teil II

Zwei Spuren: Neugeschäft und Bestand

  • Sechs Schritte von der Anfrage bis zur Übergabe, je mit Zuständigkeit.
  • Betreuung als eigener Ablauf, nicht als Zufall.
  • Was sich automatisieren lässt, und was ausdrücklich nicht.
Neugeschäft

Beispielworkflow: von der Anfrage zum Abschluss

Ein Beispiel, kein vorgeschriebener Ablauf. Jedes Büro schneidet die Schritte anders. Was hier zählt, ist die Trennung: links, was ein System tragen kann, rechts, was Ihre Pflicht bleibt.

Schritt 1

Anfrage geht ein

Das kann das System
Kontakt wird angelegt, Herkunft festgehalten, eine zuständige Person zugewiesen, eine Eingangsbestätigung geht raus.
Das bleibt bei Ihnen
Die Erstinformation beim ersten Geschäftskontakt: Status, Registernummer, Art der Vergütung, Schlichtungsstelle. Nach einem Telefonat unmittelbar danach.[7]
Schritt 2

Qualifizierung

Das kann das System
Erreichbarkeit, Anliegen und Dringlichkeit werden am Kontakt festgehalten, der Vorgang wandert in die nächste Stufe.
Das bleibt bei Ihnen
Die Entscheidung, ob Sie den Auftrag annehmen, und die Einschätzung, wie umfangreich die Beratung ausfallen muss.[4][6]
Schritt 3

Beratungstermin

Das kann das System
Buchungslink, Bestätigung, Erinnerung, Eintrag im Kalender, Aufgabe für die Vorbereitung.
Das bleibt bei Ihnen
Die Befragung nach Wünschen und Bedürfnissen, die Beratung selbst und die Angabe der Gründe für jeden Rat.[4][8]
Schritt 4

Marktauswahl und Angebot

Das kann das System
Der Vorgang hält fest, welche Angebote wann hinausgegangen sind und wann nachzufassen ist.
Das bleibt bei Ihnen
Die hinreichende Auswahl an Verträgen und Versicherern, und, falls die Auswahl eingeschränkt ist, der ausdrückliche Hinweis darauf mit Nennung der herangezogenen Versicherer.[17]
Schritt 5

Dokumentation und Textform

Das kann das System
Aufgabe mit Frist, Vorlage, Versandprotokoll am Kontakt.
Das bleibt bei Ihnen
Inhalt und Übermittlung: Angaben zur Beratungsgrundlage vor der Vertragserklärung, Beratungsdokumentation vor Vertragsschluss, beides klar, verständlich und in Textform.[13][18]
Schritt 6

Abschluss und Übergabe

Das kann das System
Die Stufe wird geschlossen, der Kontakt wechselt in die Betreuung, offene Aufgaben werden abgeräumt.
Das bleibt bei Ihnen
Die Übernahme in die Bestandsführung, die Ablage der Unterlagen und die Aufbewahrung, die kein CRM leistet.[5][11]
Ablauf im eigenen Konto nachbauen

Sechs Schritte, ein Testkonto: das ist die ehrlichste Prüfung, ob ein System zu Ihrem Ablauf passt.

Bestand

Die zweite Spur: Betreuung, Wiedervorlage, Anlass

Neugeschäft endet, Betreuung nicht. Diese Spur läuft dauerhaft und ist der Teil, den viele Büros nicht systematisch führen.

Im Bestand entstehen die Anlässe nicht von selbst, sie müssen gesetzt werden. Ein CRM ist dafür gut geeignet, weil es genau eine Sache kann: ein Datum und eine Aufgabe an einen Kontakt hängen und beides wieder hervorholen. Das ist unspektakulär und genau der Punkt.

  • Jahresgespräch: ein fester Turnus je Kundengruppe, nicht je Vertrag.
  • Angekündigte Unterlagen: eine Wiedervorlage in zehn Tagen, wenn nichts eingeht.
  • Lebensereignisse, die der Kunde selbst genannt hat: Umzug, Familienzuwachs, Selbstständigkeit.
  • Offene Angebote: eine zweite und letzte Nachfrage, dann Schluss.
  • Rückfragen aus einem Leistungsfall, die noch nicht beantwortet sind.
  • Beschwerden: Eingang bestätigen, registrieren, Bearbeitung nachhalten.[19]
Automatisierung

Was sich automatisieren lässt und was nicht

Automatisierung im Maklerbüro heißt: ein Auslöser, dann eine Folge von Schritten. Der Hersteller beschreibt das Modell genau so. Entscheidend ist, was Sie an diesen Auslöser hängen.

Das dokumentierte Modell[14]
A trigger is an event that sets your workflow into motion. An action is the task performed in response to a trigger.

Geeignet für Automatisierung

  • Eingangsbestätigung nach einem Formular, mit dem Hinweis, wann jemand zurückruft.
  • Aufgabe für die zuständige Person, sobald eine Anfrage eingeht.
  • Terminerinnerung vor dem Beratungsgespräch.[8]
  • Interne Wiedervorlage, wenn eine Stufe zu lange unverändert bleibt.
  • Aufgabe „Dokumentation senden“ nach jedem Beratungstermin.
  • Zuordnung nach Herkunft, damit Empfehlungen nicht wie Kaltkontakte behandelt werden.

Nicht geeignet

  • Die Beratungsdokumentation selbst. Sie ist auf den Einzelfall bezogen und begründungspflichtig.[4]
  • Die Auswahl der Versicherer und Verträge nach § 60 VVG.[17]
  • Werbliche Nachrichten ohne geprüfte Rechtsgrundlage.[10]
  • Fristen, die rechtlich zählen, ohne dass jemand ihre Pflege kontrolliert.
  • Alles, was an einem Feld hängt, das niemand zuverlässig füllt.
Automatisierungen selbst bauen

Bauen Sie zuerst den einfachsten Ablauf Ihres Büros nach, nicht den beeindruckendsten.

Teil III

Was Gesetz und Verordnung verlangen

  • Beratungsdokumentation und Textform nach §§ 61 und 62 VVG.
  • Erstinformation beim ersten Geschäftskontakt nach § 15 VersVermV.
  • Gesundheitsdaten, Aufbewahrung und ein Protokoll, das 60 Tage hält.
Pflicht

Beratungsdokumentation: was das Gesetz verlangt

Das Original nannte die Dokumentation eine Funktion des CRM. Sie ist eine Pflicht des Vermittlers, und das Gesetz beschreibt sie genauer, als die meisten Funktionslisten es tun.

§ 61 Abs. 1 VVG: befragen, beraten, begründen, dokumentieren[4]
Der Versicherungsvermittler hat den Versicherungsnehmer […] nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen und […] zu beraten sowie die Gründe für jeden zu einer bestimmten Versicherung erteilten Rat anzugeben. Er hat dies unter Berücksichtigung der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrags nach § 62 zu dokumentieren.

Der Umfang ist nicht fest: Er hängt von der Schwierigkeit der Versicherung, von der Person und der Situation des Kunden und von einem angemessenen Verhältnis zwischen Beratungsaufwand und Prämie ab. Eine Vorlage im CRM kann diese Abwägung nicht treffen. Sie kann nur dafür sorgen, dass die Abwägung stattfindet und ihr Ergebnis festgehalten wird.[4]

Der Zeitpunkt ist zweigeteilt: die Angaben zur Beratungsgrundlage vor der Vertragserklärung des Kunden, die Beratungsdokumentation vor Vertragsschluss, beides in Textform. Mündlich ist nur in engen Fällen zulässig und schriftlich nachzuholen. Das ist ein Ablauf, den man planen kann, und genau dafür taugt eine Aufgabe mit Fälligkeit.[13]

Für die Form gilt: Der gesetzliche Grundfall ist Papier. Der digitale Weg ist geregelt zulässig, und eine E-Mail-Adresse, die der Kunde für dieses Geschäft mitteilt, gilt als Nachweis regelmäßigen Internetzugangs. Das ist ein Argument für einen dokumentierten Versandweg, nicht für Versand über beliebige Kanäle.[18][7]

Erstkontakt

Die Erstinformation beim ersten Geschäftskontakt

Diese Pflicht taucht in CRM-Werbung selten auf, obwohl sie genau an der Stelle sitzt, an der ein CRM arbeitet: beim ersten Kontakt.

Nach § 15 VersVermV sind dem Versicherungsnehmer beim ersten Geschäftskontakt bestimmte Angaben mitzuteilen: Name und betriebliche Anschrift, ob eine Beratung angeboten wird, die Art der Vergütung und ob sie vom Kunden gezahlt oder in der Prämie enthalten ist, die Registrierungsnummer im Vermittlerregister und die Anschrift der Schlichtungsstelle. Bei telefonischem Kontakt ist die Mitteilung unmittelbar danach zu erteilen.[7]

Ein CRM kann diesen Moment zuverlässig erkennen, weil der erste Kontakt dort entsteht: ein Formular geht ein, ein Anruf wird erfasst, eine Empfehlung wird eingetragen. Eine Aufgabe oder ein Versand lässt sich daran hängen. Der Inhalt der Erstinformation stammt aber aus Ihrer Zulassung und Ihrem Geschäftsmodell und ist keine Funktion.[7][14]

Daten

Gesundheitsdaten, Auftragsverarbeitung, Löschung

Ein Maklerbüro verarbeitet Angaben, die über gewöhnliche Kundendaten hinausgehen. Das ist der Grund, warum die Systemfrage hier eine Datenschutzfrage ist.

Art. 9 Abs. 1 DSGVO: der Grundsatz ist das Verbot[15]
Die Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person ist untersagt.

Wer Berufsunfähigkeit, Kranken- oder Pflegeversicherung vermittelt, verarbeitet Gesundheitsdaten. Der Grundsatz ist das Verbot; eine Ausnahme muss tragen, etwa eine ausdrückliche Einwilligung für festgelegte Zwecke. Für ein Anfrageformular heißt das: ein eigenes, benanntes Feld für diese Einwilligung, nicht ein allgemeines Häkchen. Zusätzlich verlangt das BDSG bei solchen Daten Zugriffsbeschränkung und die Möglichkeit, nachträglich festzustellen, wer Daten eingegeben, verändert oder entfernt hat.[15][12]

Beim Einsatz eines fremden CRM bleiben Sie der Verantwortliche. Sie dürfen nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien bieten, und brauchen den entsprechenden Vertrag. HighLevel stellt einen solchen Vertrag bereit, ordnet sich als Auftragsverarbeiter ein und gibt eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework an; die Produktinfrastruktur liegt nach eigener Angabe in den Vereinigten Staaten.[15][21][22]

Beim Löschen kehrt sich die Lage um: Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für ihren Zweck erforderlich ist. Ein CRM, in das Kontakte jahrelang hineinlaufen und nie heraus, wird mit der Zeit selbst zum Problem. Legen Sie fest, wann ein nicht zustande gekommener Interessent gelöscht wird, und prüfen Sie im Test, ob das System das überhaupt zulässt.[15]

Fristen

Aufbewahrung gegen ein Protokoll, das 60 Tage hält

Dies ist der Punkt, an dem sich am klarsten zeigt, dass ein CRM kein Archiv ist. Der Maßstab der Grafik ist linear: Der Abstand ist so groß, wie er aussieht.

Aufbewahrungsfristen gegen das Änderungsprotokoll des CRM (maßstabsgetreu, in Tagen)
  1. Änderungsprotokoll in HighLevel[11] 60 Tage
  2. Weiterbildungsnachweise, § 7 Abs. 2 VersVermV[3] 5 Jahre
  3. Aufzeichnungen zur Zahlungssicherung, § 22 Abs. 5 VersVermV[5] 5 Jahre
  4. Empfangene und abgesandte Handelsbriefe, § 257 HGB[20] 6 Jahre
  5. Buchungsbelege, § 257 HGB[20] 8 Jahre

Das Änderungsprotokoll von HighLevel nennt, wer wann was geändert hat, und lässt sich als CSV ausleiten. Nach eigener Angabe des Herstellers werden die Einträge nach 60 Tagen gelöscht. Als Nachweis für Vorgänge, die Jahre später relevant werden, taugt es damit nicht.[11]

Beide Fünfjahresfristen der VersVermV verlangen zudem, die Unterlagen auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Ob eine rein ausgelagerte Ablage dem genügt, ist eine Rechtsfrage, die diese Website nicht beantwortet; sie ist aber ein Grund, den Punkt vor einer Umstellung zu klären.[3][5]

Export und Protokoll selbst ansehen

Änderungsprotokoll öffnen, als CSV ausleiten, vollständigen Datenexport ziehen: das sind die drei Handgriffe, die vor allen anderen kommen.

Zugriff

Rollen, Anmeldung, Protokoll

Drei Dinge sind in einem Maklerbüro wichtiger als jede Funktionsliste: wer was sieht, wie man sich anmeldet und ob Änderungen nachvollziehbar sind. Alle drei lassen sich in einer Testphase in einer halben Stunde prüfen.

  • Rollen: HighLevel dokumentiert eine Administratorrolle und eine eingeschränkte Nutzerrolle sowie eine Einstellung, die einen Nutzer auf die ihm zugewiesenen Kontakte und Verkaufschancen beschränkt.[16]
  • Anmeldung: Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App ist dokumentiert. Ob sie für alle erzwungen werden kann, prüfen Sie in den Einstellungen.[23]
  • Protokoll: Änderungen mit Nutzer und Zeitpunkt, exportierbar, Aufbewahrung 60 Tage.[11]
  • Übertragung und Speicherung: der Hersteller nennt TLS 1.2 oder 1.3 und AES-256 sowie eine SOC-2-Type-II-Zertifizierung.[22]
  • Mitarbeiterdaten: Wo ein Betriebsrat besteht, ist er bei Einführung und Anwendung von Systemen zu beteiligen, die zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung bestimmt sind.[24]

Teil IV

Vergleichen und rechnen, ohne Noten

  • 6 Systeme mit belegten Preisen, zwölf Prüffragen statt Sternchen.
  • Was GoHighLevel dokumentiert, und was offen bleibt.
  • Konto oder Nutzer: die Schwelle ist berechnet, nicht geschätzt.
Kriterien

Zwölf Prüffragen statt Sternchen

Das Original bewertete sechs Systeme in neun Kategorien mit Sternen, ohne zu sagen, wie die Sterne zustande kamen. Diese Seite vergibt keine Noten. Stattdessen zwölf Fragen, die Sie in einem Testkonto beantworten können.

  1. Landet eine Anfrage aus Ihrem echten Formular vollständig und mit Herkunft im System?

  2. Lassen sich Ihre Stufen abbilden, oder müssen Sie Ihren Ablauf an das Produkt anpassen?[6]

  3. Gibt es eine Wiedervorlage, die ohne Kalenderakrobatik funktioniert?

  4. Ist der Buchungslink für Ihre Beratungstermine brauchbar, inklusive Puffer und Absagen?[8]

  5. Liegt der Gesprächsverlauf je Kontakt an einer Stelle, auch bei mehreren Kanälen?[9]

  6. Kann ein Mitarbeiter auf die ihm zugewiesenen Kontakte beschränkt werden, in allen Modulen?[16]

  7. Ist nachvollziehbar, wer wann etwas geändert hat, und wie lange?[11]

  8. Kommen Ihre Daten vollständig wieder heraus, samt Notizen und Aufgaben?

  9. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und wo liegen die Daten?[21][22]

  10. Lassen sich Einwilligungen so erfassen, dass sie später nachweisbar sind?[10][15]

  11. Was kostet der Betrieb bei Ihrer Nutzerzahl, einschließlich Verbrauch?[25]

  12. Wie verbindet sich das System mit Ihrer Bestandsführung, oder pflegen Sie doppelt?

Vergleich

Sechs Systeme, belegte Preise, kein Urteil

Nur das, was auf den offiziellen Preisseiten stand, mit Abrufdatum. Was dort nicht steht, steht auch hier nicht.

Abrechnungsmodell, gelistete Preise und Branchenangebot laut den offiziellen Preisseiten

SystemAbrechnungGelistete PreiseEigenes Produkt für die BrancheAbgerufen
GoHighLevelvergütet pro Konto und Monat, Nutzer unbegrenzt Starter 97 USD · Unlimited 297 USD · Agency Pro 497 USD[25] kein eigenes Versicherungsprodukt ausgewiesen 2026-09-21
Salesforce Financial Services Cloud pro Benutzer und Monat, jährlich ab 325 EUR · ab 350 EUR (Sales und Service)[26] eigenes Produkt für Finanzdienstleister und Versicherer 2026-09-21
Microsoft Dynamics 365 Sales pro Benutzer und Monat, jährlich, netto Professional 56,30 EUR · Enterprise 91,00 EUR · Premium 130,00 EUR[27] auf der Preisseite nicht ausgewiesen 2026-09-21
HubSpot Sales Hub pro Lizenz und Monat Starter ab 7 EUR · Professional ab 90 EUR · Enterprise ab 150 EUR[28] auf der Preisseite nicht ausgewiesen 2026-09-21
Pipedrive pro Nutzerprofil und Monat Lite 14 EUR · Growth 39 EUR · Premium 59 EUR · Ultimate 79 EUR[29] auf der Preisseite nicht ausgewiesen 2026-09-21
Zoho CRM pro Benutzer und Monat nicht in Euro erhoben: die deutschsprachige Seite wies Rupien aus[30] nicht erhoben 2026-09-21

Listenpreise ohne Steuern, Verbrauch, Einrichtung und Rabatte. Kein Funktionsvergleich, keine Bewertung, keine Rangfolge. Maßgeblich ist, was der Anbieter beim Abschluss anzeigt.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens: GoHighLevel rechnet je Konto ab, die übrigen je Nutzer oder Lizenz. Das ist der eigentliche Unterschied, nicht die Höhe der Einstiegspreise. Zweitens: Von den sechs Systemen weist nur Salesforce auf der Preisseite ein eigenes Produkt für die Branche aus. Ein allgemeines CRM ist kein Branchenprodukt, auch wenn es in einem Maklerbüro nützlich sein kann.[25][26]

Konditionen beim Anbieter gegenprüfen

Preise ändern sich. Was beim Abschluss angezeigt wird, gilt, nicht was hier oder anderswo steht.

GoHighLevel

Was belegt ist, und was offen bleibt

GoHighLevel ist das Produkt, für das diese Website vergütet wird. Umso genauer die Trennung: links, was in der Herstellerdokumentation steht; rechts, was dort nicht steht und im Test zu klären ist.

In der Dokumentation belegt

  • Pipelines mit frei definierten Stufen für Anfragen und Verkaufschancen.[6]
  • Abläufe aus Auslöser und Aktionen, ohne Programmierung.[14]
  • Terminbuchung über einen geteilten Link, mit Google-Kalender-Abgleich.[8]
  • E-Mail, SMS und Telefon aus dem Kontaktprofil heraus.[9]
  • Browserbasierte Telefonie mit Protokollierung von Zeitpunkt, Dauer und Status.[31]
  • Rollen, feinere Berechtigungen und die Beschränkung auf zugewiesene Daten.[16]
  • Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App.[23]
  • Unbegrenzte Kontakte und Nutzer in allen Tarifen, Abrechnung je Konto.[25]

Nicht belegt oder offen

  • Kein eigenes Produkt für Versicherungsvermittlung auf der Preisseite ausgewiesen.[25]
  • Keine Bestandsführung, keine Sparten, keine Courtageabrechnung, kein BiPRO- oder GDV-Datenaustausch.
  • Kein Datenstandort in der EU genannt; die Produktinfrastruktur liegt nach Herstellerangabe in den Vereinigten Staaten.[22]
  • Das Änderungsprotokoll wird nach 60 Tagen gelöscht und ersetzt kein Archiv.[11]
  • Keine Angaben zu Verbrauchskosten für SMS und Telefonie auf der Preisseite.[25]
  • Keine Aussage zur Verfügbarkeit deutscher Rufnummern oder zur Zulässigkeit einer Gesprächsaufzeichnung.[31]
  • Der Inhalt des über den Partnerlink erreichbaren Bootcamps wurde nicht mitgeteilt und wird hier nicht beschrieben.
Offene Punkte selbst prüfen

Die rechte Spalte ist Ihre Prüfliste für die Testphase.

Funktionen

Zwölf Funktionen, jede mit einem Prüfkriterium

Dieselben zwölf Funktionen, die das Original als Haken auflistete. Hier steht bei jeder, wozu sie im Maklerbüro dient, woran Sie sie messen und wie es bei GoHighLevel belegt ist.

Kontakt

Kontaktverwaltung

Alle Angaben und der Verlauf zu einem Interessenten oder Kunden an einer Stelle, ohne Suche über Postfächer.

Prüfkriterium: Legen Sie einen Kontakt mit Ihren eigenen Feldern an. Fehlt eines, das Sie täglich brauchen?

GoHighLevel · DokumentiertKontaktprofil mit Kommunikation über E-Mail, SMS und Telefon. [9]

Kontakt

Herkunft der Anfrage

Unterscheiden, ob jemand über Empfehlung, Website oder Kampagne kam. Das ändert die Ansprache und die rechtliche Lage.

Prüfkriterium: Kommt die Herkunft automatisch mit, oder muss sie jemand eintragen?

GoHighLevel · DokumentiertFormulare sind als Auslöser dokumentiert; die Zuordnung bauen Sie selbst. [14]

Vertrieb

Pipeline

Sehen, in welcher Stufe ein Vorgang steht und wo er liegen bleibt.

Prüfkriterium: Bilden Sie Ihre echten Stufen ab, nicht die Vorlage des Herstellers.

GoHighLevel · DokumentiertPipelines aus frei definierten Stufen. [6]

Vertrieb

Aufgaben und Wiedervorlage

Der Kern der Maklerarbeit: der nächste Schritt mit einem Datum.

Prüfkriterium: Erzeugt ein Termin oder eine Stufenänderung automatisch eine Aufgabe mit Fälligkeit?

GoHighLevel · DokumentiertAktionen in Abläufen, ausgelöst durch Ereignisse wie eine Terminbuchung. [14]

Termine

Online-Terminbuchung

Beratungstermine ohne Telefonschleife vergeben.

Prüfkriterium: Puffer, Absagen, mehrere Kalender, Teilnehmer: funktioniert das mit Ihrem Tagesablauf?

GoHighLevel · DokumentiertBuchungslink und Abgleich mit Google Kalender. [8]

Termine

Terminerinnerung

Weniger Ausfälle, weniger Nachtelefonieren.

Prüfkriterium: Lässt sich Zeitpunkt und Kanal je Terminart einstellen?

GoHighLevel · DokumentiertAls Aktion in einem Ablauf umsetzbar; Versandkosten sind nicht ausgewiesen. [14][25]

Kommunikation

E-Mail und SMS

Aus dem Vorgang heraus schreiben, statt den Kanal zu wechseln.

Prüfkriterium: Landen ausgehende Nachrichten zuverlässig im Verlauf des Kontakts?

GoHighLevel · DokumentiertAus dem Kontaktprofil heraus verfügbar; Zustellraten sind nicht belegt. [9]

Kommunikation

Kampagnen an den Bestand

Gruppen gezielt ansprechen, etwa zu einem Jahresgespräch.

Prüfkriterium: Lassen sich Empfänger nach Einwilligung filtern und Widersprüche automatisch ausschließen?

GoHighLevel · Nicht belegtDie Dokumentation trifft keine Aussage zur Einwilligungsverwaltung nach deutschem Recht. Vorher rechtlich klären. [10]

Team

Rollen und Rechte

Gesundheitsangaben und Einkommensverhältnisse nicht für jeden Zugang sichtbar machen.

Prüfkriterium: Zweiten Nutzer anlegen, anmelden und jedes Modul durchgehen.

GoHighLevel · DokumentiertZwei Rollen, feinere Berechtigungen, Beschränkung auf zugewiesene Daten. [16][12]

Team

Änderungsprotokoll

Nachvollziehen, wer was geändert hat. Bei besonderen Datenkategorien ausdrücklich gefordert.

Prüfkriterium: Protokoll ansehen und exportieren. Wie weit reicht es zurück?

GoHighLevel · DokumentiertProtokoll mit Nutzer und Zeitpunkt, CSV-Export, Aufbewahrung 60 Tage. [11][12]

Auswertung

Berichte

Sehen, wie viele Anfragen kommen und wo Vorgänge stecken bleiben.

Prüfkriterium: Lässt sich die eine Kennzahl abbilden, die Sie tatsächlich steuern wollen?

GoHighLevel · Nicht belegtZur Berichtstiefe trifft die eingesehene Dokumentation keine belastbare Aussage. Im Test prüfen. [6]

Bestand

Vertrags- und Bestandsführung

Policen, Sparten, Courtage, Datenaustausch mit Versicherern.

Prüfkriterium: Nicht im CRM prüfen. Das gehört in ein Maklerverwaltungsprogramm.

GoHighLevel · Nicht belegtNicht Gegenstand des Produkts. Wer es dort nachbaut, führt eine zweite, unverbundene Datenhaltung.

Alternativen

Fünf Alternativen, ohne Urteil

Dieselben fünf Systeme wie im Original, aber ohne die Formel „Unser Urteil“. Stattdessen: belegter Preis, wann sie eher passen, wann eher nicht.

HubSpot Sales Hub

Starter ab 7 EUR, Professional ab 90 EUR je Lizenz und Monat[28]

Passt eher, wenn

  • Sie arbeiten viel mit Inhalten und E-Mail-Strecken
  • Sie brauchen ausgebaute Auswertungen
  • Sie starten klein mit wenigen Lizenzen

Passt weniger, wenn

  • Ihr Team wächst: der Preis wächst je Lizenz mit
  • Sie brauchen Telefonie und SMS im Standard
  • Sie wollen keine Zusatzmodule dazukaufen

Salesforce Financial Services Cloud

ab 325 EUR je Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung[26]

Passt eher, wenn

  • Sie sind eine größere Maklerorganisation
  • Sie brauchen ein Branchenmodell statt eines allgemeinen CRM
  • Sie haben Kapazität für eine Einführung

Passt weniger, wenn

  • Sie sind allein oder zu zweit
  • Sie wollen in zwei Wochen produktiv sein
  • Der Preis je Benutzer ist Ihr begrenzender Faktor

Microsoft Dynamics 365 Sales

Professional 56,30 EUR je Benutzer und Monat, jährlich, netto[27]

Passt eher, wenn

  • Ihr Büro arbeitet ohnehin vollständig mit Microsoft 365
  • Sie brauchen enge Anbindung an Outlook und Teams
  • Sie haben eine Betreuung für die Einrichtung

Passt weniger, wenn

  • Sie wollen ohne Partner einführen
  • Sie brauchen SMS und Terminbuchung ohne Zusatzaufwand
  • Sie rechnen mit häufig wechselnden Nutzerzahlen

Pipedrive

Lite 14 EUR, Growth 39 EUR je Nutzerprofil und Monat[29]

Passt eher, wenn

  • Sie wollen vor allem eine saubere Pipeline
  • Die Einführung soll in Tagen abgeschlossen sein
  • Ein bis drei Personen arbeiten damit

Passt weniger, wenn

  • Sie brauchen Kampagnen und umfangreiche Abläufe
  • Sie wollen Kommunikation über mehrere Kanäle an einer Stelle
  • Ihre Nutzerzahl steigt deutlich

Zoho CRM

am Abrufdatum auf der deutschsprachigen Seite in indischen Rupien ausgewiesen[30]

Passt eher, wenn

  • Sie nutzen bereits weitere Anwendungen desselben Anbieters
  • Sie wollen viel selbst konfigurieren
  • Der Einstiegspreis ist entscheidend

Passt weniger, wenn

  • Sie brauchen Klarheit über den Europreis vor dem Abschluss
  • Sie wollen wenig einrichten und schnell starten
  • Sie brauchen Telefonie ohne Zusatzanbieter
Kosten

Konto oder Nutzer: ab wann sich was rechnet

Der Unterschied zwischen den Abrechnungsmodellen lässt sich ausrechnen, statt ihn zu behaupten. Beide Tabellen sind aus den Listenpreisen berechnet; keine Zahl ist von Hand eingetragen.

Ab wie vielen Nutzern ein Kontopreis von 97 USD im Monat günstiger wird
Vergleichstarifje Nutzer und MonatKontomodell günstiger ab
HubSpot Sales Hub Starter ab 7 EUR je Lizenz 14 Nutzern
Pipedrive Lite 14 EUR je Nutzerprofil 7 Nutzern
Pipedrive Growth 39 EUR je Nutzerprofil 3 Nutzern
Dynamics 365 Sales Professional 56,3 EUR je Benutzer, jährlich, netto 2 Nutzern
HubSpot Sales Hub Professional ab 90 EUR je Lizenz 2 Nutzern
Salesforce FSC for Sales ab 325 EUR je Benutzer, jährlich 1 Nutzer

Berechnet: kleinste Nutzerzahl, bei der Preis je Nutzer mal Nutzer den Kontopreis übersteigt. Annahmen: nur Listenpreise, ein US-Dollar wie ein Euro gerechnet, kein Verbrauch, keine Steuern.

Die Schwelle ist die kleinste Nutzerzahl, ab der Preis je Nutzer mal Nutzer den Kontopreis übersteigt. Für einen Einzelmakler ist ein Kontomodell fast immer teurer als ein günstiger Platz. Für ein Büro mit Innendienst kehrt sich das um. Das ist der ganze Kostenunterschied, und er hängt allein an Ihrer Nutzerzahl.[25]

Monatliche Grundgebühr bei 1, 3, 8 Nutzern
TarifBezugsgröße1 Nutzer3 Nutzer8 Nutzer
GoHighLevel Starterje Konto, USD979797
HubSpot Sales Hub Starterje Nutzer, EUR, ab 72156
Pipedrive Liteje Nutzer, EUR 1442112
Pipedrive Growthje Nutzer, EUR 39117312
Dynamics 365 Sales Professionalje Nutzer, EUR 56,3168,9450,4
HubSpot Sales Hub Professionalje Nutzer, EUR, ab 90270720
Salesforce FSC for Salesje Nutzer, EUR, ab 3259752.600

Nur Grundgebühren aus Listenpreisen. Ohne Einrichtung, Mindestlizenzen, Jahresrabatt, Steuern und Verbrauch.

Die Annahmen stehen unter den Tabellen: nur Grundgebühren, ein US-Dollar wie ein Euro gerechnet, keine Steuern, kein Verbrauch, keine Einrichtung, keine Jahresrabatte und keine Mindestlizenzzahlen. Wer genauer rechnen will, setzt seine tatsächlichen Angebote ein.

Mit Ihrer Nutzerzahl durchrechnen

Das Kontomodell lohnt sich erst ab einer bestimmten Zahl von Nutzern. Tragen Sie Ihre eigene ein, bevor Sie sich entscheiden.

Nebenkosten

Was in keiner Preistabelle steht

Das Original nannte hier „versteckte Kosten bei anderen Anbietern“ mit Beträgen ohne Quelle. Die Posten sind real, die Beträge waren es nicht. Hier stehen die Posten, die Sie selbst beziffern müssen.

  1. Verbrauch: SMS, Telefonminuten, E-Mail-Versand. Auf der Preisseite von GoHighLevel nicht ausgewiesen.[25]

  2. Rufnummern und deren monatliche Bereitstellung.

  3. Einrichtung: Felder, Stufen, Abläufe, Vorlagen, Import. Rechnen Sie in Arbeitstagen, nicht in Stunden.

  4. Doppelte Pflege, solange keine Verbindung zur Bestandsführung besteht.

  5. Ablage und Archiv: ein CRM ersetzt sie nicht.[5]

  6. Datenschutzaufwand: Verzeichnis, Auftragsverarbeitungsvertrag, gegebenenfalls Folgenabschätzung.[15][21]

  7. Steuern und Währungsumrechnung, wenn in Dollar abgerechnet wird.[25]

  8. Schulung und die Zeit, in der parallel zwei Systeme laufen.

Teil V

Entscheiden und selbst prüfen

  • Wann das vergütete Produkt passt, und wann ausdrücklich nicht.
  • Ein Testplan über vier Wochen, Zugriff und Export zuerst.
  • Fünfzehn häufige Fragen, neu beantwortet.
Einordnung

Wann GoHighLevel für ein Maklerbüro passt, und wann nicht

Eher passend

  • Mehrere Personen arbeiten mit dem System: die Abrechnung je Konto wirkt ab einer bestimmten Nutzerzahl zu Ihren Gunsten.[25]
  • Ihr Engpass liegt vor dem Vertrag: Anfragen, Termine, Nachfassen.[6]
  • Sie wollen Kommunikation und Terminbuchung nicht aus drei Werkzeugen zusammensetzen.[8][9]
  • Ihre Bestandsführung bleibt, wo sie ist, und Sie wollen sie nicht ersetzen.

Eher nicht passend

  • Sie arbeiten allein und brauchen nur eine Pipeline: ein Platzpreis ist dann günstiger.[29]
  • Sie suchen Ersatz für ein Maklerverwaltungsprogramm.
  • Ein Datenstandort in der EU ist für Sie gesetzt: der Hersteller nennt die Vereinigten Staaten.[22]
  • Sie brauchen ein revisionsfestes Protokoll über Jahre: 60 Tage genügen dafür nicht.[11]
  • Eine deutschsprachige Oberfläche ist Bedingung: das ist vorab zu prüfen und wird hier nicht zugesichert.

Über den Partnerlink dieser Seite

30 Tage

Testzeitraum, HighLevel Bootcamp inbegriffen. Inhalt des Bootcamps nicht mitgeteilt.

Öffentliche Preisseite

14 Tage

gohighlevel.com/pricing, abgerufen am 2026-09-21

Testphase über diese Seite starten

Wenn die linke Spalte oben auf Sie zutrifft, ist ein eigenes Konto der nächste sinnvolle Schritt. Trifft die rechte zu, sparen Sie sich die Zeit.

Testplan

Vier Wochen Testphase, in dieser Reihenfolge

Nicht „ausprobieren“, sondern abnehmen. Wer mit den Funktionen anfängt, die am meisten beeindrucken, merkt die Probleme zuletzt. Deshalb kommt der Zugriff zuerst und der Ausstieg früh.

Woche 1

Zugriff und Ausstieg

Zweiten Nutzer anlegen, Rechte beschränken, mit diesem Zugang anmelden und jedes Modul ansehen. Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten. Änderungsprotokoll öffnen und exportieren. Danach: einen vollständigen Export der Daten ziehen und nachsehen, was fehlt. Wenn der Export nichts taugt, hört die Prüfung hier auf.[16][23][11]

Woche 2

Ihr echter Ablauf

Eine Pipeline mit Ihren tatsächlichen Stufen anlegen, nicht mit der Vorlage. Zehn echte Vorgänge einpflegen. Ein Formular veröffentlichen und eine Anfrage abschicken. Prüfen, ob Herkunft, Zuständigkeit und nächster Schritt stimmen.[6][14]

Woche 3

Termine und Pflichten

Buchungslink einrichten und von einem privaten Gerät aus buchen, mit Absage und Verschiebung. Einen Ablauf bauen, der nach dem Termin eine Aufgabe „Dokumentation übermitteln“ mit Frist erzeugt. Prüfen, ob der Erstkontakt eine Aufgabe für die Erstinformation auslöst.[8][7][13]

Woche 4

Kosten und Entscheidung

Verbrauch der drei Wochen ansehen und auf ein Jahr hochrechnen. Auftragsverarbeitungsvertrag lesen und offene Punkte notieren. Dann entscheiden, mit einer Notiz, was Sie geprüft haben und was offen blieb. Diese Notiz ist mehr wert als jeder Vergleichstest.[25][21]

FAQ

Fünfzehn Fragen von Versicherungsmaklern

Dieselben fünfzehn Fragen wie im Original. Die Antworten sind neu, weil die alten Zahlen und Zusagen enthielten, die nicht belegt waren.

Welches CRM eignet sich am besten für Versicherungsmakler?

Diese Frage lässt sich nicht allgemein beantworten, und diese Website beantwortet sie bewusst nicht. Sie hängt an Ihrer Rolle, Ihrer Nutzerzahl, Ihrer Bestandsführung und daran, ob Ihr Engpass vor oder nach dem Vertrag liegt. Das Original kürte hier das vergütete Produkt zur stärksten Lösung: das war eine Werbeaussage auf einer vergüteten Seite. Nutzen Sie stattdessen die zwölf Prüffragen weiter oben.

Warum nutzen Versicherungsmakler überhaupt CRM-Systeme?

Weil die Arbeit zwischen Erstkontakt und Abschluss aus vielen kleinen Terminen und Zusagen besteht, die sonst in Postfächern und Notizen verteilt liegen. Ein CRM hält den nächsten Schritt mit einem Datum fest und macht sichtbar, wo etwas steht. Das ist der Nutzen. Mehr Abschlüsse sind ein mögliches Ergebnis davon, keine Eigenschaft der Software.

Welche CRM-Software unterstützt Automatisierung für Makler?

Praktisch alle hier genannten Systeme haben eine Form von Abläufen. Der Unterschied liegt nicht im Ob, sondern darin, welche Auslöser es gibt und wie viel Konfiguration nötig ist. HighLevel dokumentiert ein Modell aus einem Auslöser und darauf folgenden Aktionen mit Beispielen wie Terminbuchung oder Formulareingang.[14]

Kann ein CRM automatisch an Vertragsverlängerungen erinnern?

Nur, wenn das Datum im CRM steht. Vertragsdaten liegen im Maklerverwaltungsprogramm. Ohne Schnittstelle müssten Sie Fälligkeiten doppelt pflegen, und eine Automatisierung ist dann nur so verlässlich wie diese doppelte Pflege. Das Original nannte den Ablauf vollautomatisch, sobald das Verlängerungsdatum im Kundenprofil gepflegt sei: dieser Nachsatz ist die eigentliche Bedingung.[14]

Ist GoHighLevel „DSGVO-konform“ für deutsche Versicherungsmakler?

Diese Frage kann kein Anbieter und keine Website mit Ja beantworten. Konformität ist kein Produktmerkmal, sondern eine Eigenschaft Ihrer Verarbeitung. Belegt ist: Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag, HighLevel ordnet sich als Auftragsverarbeiter ein, gibt eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework an und nennt die Vereinigten Staaten als Standort der Produktinfrastruktur. Ob das für Ihre Daten trägt, insbesondere für Gesundheitsdaten, ist im Einzelfall zu prüfen, im Zweifel rechtlich.[21][22][15]

Ist GoHighLevel besser als HubSpot für Versicherungsmakler?

Die Systeme rechnen unterschiedlich ab, und darin liegt der belastbare Unterschied: GoHighLevel je Konto, HubSpot je Lizenz. Ab welcher Nutzerzahl das eine günstiger wird, steht in der berechneten Schwellentabelle. Alles Weitere hängt davon ab, wofür Sie das System einsetzen. Ein „besser“ ohne Bezugsgröße wäre auf einer vergüteten Seite wertlos.[25][28]

Welche CRM-Systeme helfen bei der Terminverwaltung?

Wichtig ist weniger, ob es einen Buchungslink gibt, sondern ob er Ihren Tagesablauf abbildet: Puffer zwischen Terminen, unterschiedliche Terminarten, Absagen, Verschiebungen und der Abgleich mit dem Kalender, den Sie ohnehin führen. HighLevel dokumentiert einen teilbaren Buchungslink und die Synchronisierung mit Google Kalender.[8]

Wie viel kostet GoHighLevel für ein Maklerbüro?

Die Preisseite weist Starter 97, Unlimited 297 und Agency Pro 497 US-Dollar je Monat und Konto aus, mit unbegrenzten Kontakten und Nutzern. Das Original wies dieselben Zahlen als Euro-Beträge aus: das war falsch. Hinzu kommen Verbrauchskosten für SMS und Telefonie, die auf der Preisseite nicht stehen, sowie Steuern und gegebenenfalls Währungsumrechnung.[25]

Kann ich GoHighLevel kostenlos testen?

Die öffentliche Preisseite nennt 14 Tage. Über den Partnerlink dieser Website sind es nach Auskunft des Kontoinhabers 30 Tage, das HighLevel Bootcamp inbegriffen. Was dieses Bootcamp umfasst, wurde nicht mitgeteilt und wird hier nicht beschrieben. Maßgeblich sind in jedem Fall die Konditionen, die der Anbieter Ihnen bei der Anmeldung anzeigt.[25]

Wie lange dauert die Einführung in einem Maklerbüro?

Dazu gibt es keine belastbare Zahl, und jede genannte wäre geraten. Planbar ist die Reihenfolge: Zugriffsrechte und Export zuerst, dann der eigene Ablauf, dann Termine und Pflichten, dann die Kosten. Der Testplan auf dieser Seite folgt dieser Reihenfolge über vier Wochen.

Lässt sich ein CRM mit anderen Programmen verbinden?

Meist ja, aber die entscheidende Verbindung im Maklerbüro ist die zur Bestandsführung, und die ist bei einem allgemeinen CRM nicht vorgesehen. Klären Sie vor der Entscheidung, ob eine Schnittstelle zu Ihrem Maklerverwaltungsprogramm besteht, wer sie pflegt und welche Angabe im Konfliktfall gilt.

Welche Software eignet sich für die Kundenverwaltung im Maklerbereich?

Das hängt davon ab, was Sie mit Kundenverwaltung meinen. Kontaktdaten, Gesprächsverlauf, Termine und Aufgaben: das ist ein CRM. Verträge, Sparten, Courtage und Schadenvorgänge: das ist ein Maklerverwaltungsprogramm. Die Systemgrenzen-Karte weiter oben trennt beides Aufgabe für Aufgabe.

Welches CRM hilft bei der Lead-Generierung?

Ein CRM erzeugt keine Anfragen. Es nimmt entgegen, was aus Website, Kampagne, Telefon oder Empfehlung kommt, hält die Herkunft fest und sorgt dafür, dass jede Anfrage einen nächsten Schritt hat. Wer wenig Anfragen hat, löst das nicht mit einem CRM, sondern davor.

Gibt es branchenspezifische CRM-Lösungen für Versicherungsmakler?

Von den sechs verglichenen Systemen weist nur Salesforce auf seiner Preisseite ein eigenes Produkt für Finanzdienstleister und Versicherer aus, ab 325 Euro je Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Daneben gibt es die eigenständige Gattung der Maklerverwaltungsprogramme; diese Website vergleicht sie nicht, weil dazu keine belegten Preise erhoben wurden.[26]

Wie schütze ich Kundendaten bei der CRM-Nutzung?

Vier Dinge, in dieser Reihenfolge: Zugriffsrechte so eng wie möglich, Zwei-Faktor-Anmeldung für alle, ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit geklärtem Datenstandort, und eine Festlegung, wann welche Daten gelöscht werden. Bei Gesundheitsdaten kommen die zusätzlichen Maßnahmen des BDSG hinzu: Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Sensibilisierung der Beteiligten, Zugriffsbeschränkung.[16][23][21][12][15]

Selbst prüfen statt Testurteilen glauben

Rollen, Export, Buchungslink, Kosten: an einem echten Konto, mit Ihren eigenen Vorgängen. Das ist die einzige Prüfung, die für Ihr Maklerbüro etwas aussagt.

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30 Tage über diese Seite, 14 Tage laut öffentlicher Preisseite. Maßgeblich sind die Konditionen, die der Anbieter bei der Anmeldung anzeigt.

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Belege

Quellen

Jede Angabe dieser Seite, die nicht aus eigener Überlegung stammt, steht hier: mit Abrufdatum, Adresse zum Nachprüfen (als Text, nicht verlinkt), dem Wortlaut und dem, was die Quelle ausdrücklich nicht belegt. Das Original nannte keine einzige Quelle.

  1. § 59 VVG: Begriffsbestimmungen (Versicherungsvermittler, Versicherungsmakler, Versicherungsberater)

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-22 · gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__59.html
    Abs. 1 Satz 1: „Versicherungsvermittler im Sinn dieses Gesetzes sind Versicherungsvertreter und Versicherungsmakler.“ Abs. 2: „Versicherungsvertreter im Sinn dieses Gesetzes ist, wer von einem Versicherer oder einem Versicherungsvertreter damit betraut ist, gewerbsmäßig Versicherungsverträge zu vermitteln oder abzuschließen.“ Abs. 3: „Versicherungsmakler im Sinn dieses Gesetzes ist, wer gewerbsmäßig für den Auftraggeber die Vermittlung oder den Abschluss von Versicherungsverträgen übernimmt, ohne von einem Versicherer oder von einem Versicherungsvertreter damit betraut zu sein. Als Versicherungsmakler gilt, wer gegenüber dem Versicherungsnehmer den Anschein erweckt, er erbringe seine Leistungen als Versicherungsmakler nach Satz 1.“ Abs. 4 Satz 1: „Versicherungsberater im Sinn dieses Gesetzes ist, wer gewerbsmäßig Dritte bei der Vereinbarung, Änderung oder Prüfung von Versicherungsverträgen oder bei der Wahrnehmung von Ansprüchen aus Versicherungsverträgen im Versicherungsfall berät oder gegenüber dem Versicherer außergerichtlich vertritt, ohne von einem Versicherer einen wirtschaftlichen Vorteil zu erhalten oder in anderer Weise von ihm abhängig zu sein.“
    Belegt: Dass das Gesetz Versicherungsvertreter, Versicherungsmakler und Versicherungsberater unterscheidet, und woran: der Vertreter ist vom Versicherer betraut, der Makler vom Auftraggeber, der Berater erhält vom Versicherer keinen wirtschaftlichen Vorteil. Satz 2 des Absatzes 3 belegt außerdem, dass schon der erweckte Anschein genügt, um als Makler behandelt zu werden. Belegt nicht: Die Norm sagt nichts über Erlaubnis (das regelt § 34d GewO), über Vergütung, über die Zahl der zu vergleichenden Versicherer und nichts über Software oder die Organisation eines Maklerbüros.

  2. § 34d GewO: Versicherungsvermittler, Versicherungsberater

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-22 · gesetze-im-internet.de/gewo/__34d.html
    Abs. 1 Satz 1: „Wer gewerbsmäßig den Abschluss von Versicherungs- oder Rückversicherungsverträgen vermitteln will (Versicherungsvermittler), bedarf nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen der Erlaubnis der zuständigen Industrie- und Handelskammer.“ Zur Vermittlertätigkeit zählt auch, „wenn der Versicherungsnehmer einen Versicherungsvertrag unmittelbar oder mittelbar über die Website oder das andere Medium abschließen kann, a) die Bereitstellung von Informationen über einen oder mehrere Versicherungsverträge auf Grund von Kriterien, die ein Versicherungsnehmer über eine Website oder andere Medien wählt, sowie b) die Erstellung einer Rangliste von Versicherungsprodukten, einschließlich eines Preis- und Produktvergleichs“. Abs. 3: „Gewerbetreibende nach Absatz 1 Satz 1 dürfen kein Gewerbe nach Absatz 2 Satz 1 und Gewerbetreibende nach Absatz 2 Satz 1 dürfen kein Gewerbe nach Absatz 1 Satz 1 ausüben.“ Abs. 5 versagt die Erlaubnis unter anderem, wenn der Antragsteller „den Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung oder einer gleichwertigen Garantie nicht erbringen kann“ oder die Sachkunde nicht durch eine Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer nachweist. Abs. 9 Satz 1: Vermittler und „die unmittelbar bei der Vermittlung oder Beratung mitwirkenden Beschäftigten müssen sich in einem Umfang von 15 Stunden je Kalenderjahr […] weiterbilden.“ Abs. 10 Satz 1 verpflichtet zur Eintragung in das Register nach § 11a Absatz 1 Satz 1.
    Belegt: Erlaubnispflicht bei der Industrie- und Handelskammer, Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung, Sachkundeprüfung, 15 Stunden Weiterbildung je Kalenderjahr, Eintragung im Vermittlerregister und die Unvereinbarkeit von Vermittlung und Versicherungsberatung. Belegt außerdem, dass eine Website, über die abgeschlossen werden kann, samt Vergleich und Rangliste selbst Vermittlung ist. Belegt nicht: Die Norm regelt keine Datenverarbeitung, keine Aufbewahrungsfristen, keine Höhe der Berufshaftpflicht (das tun §§ 11 bis 13 VersVermV) und schreibt keine Software vor. Die 15 Stunden sind eine Jahresuntergrenze, keine Aufteilung nach Themen.

  3. § 7 VersVermV: Weiterbildung und Aufbewahrung der Nachweise

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-22 · gesetze-im-internet.de/versvermv_2018/__7.html
    Abs. 1: „Die Weiterbildung kann in Präsenzform, im Selbststudium, durch betriebsinterne Maßnahmen des Gewerbetreibenden oder in einer anderen geeigneten Form durchgeführt werden. Bei Weiterbildungsmaßnahmen im Selbststudium ist eine nachweisbare Lernerfolgskontrolle durch den Anbieter der Weiterbildung erforderlich.“ Abs. 2: Aus den Nachweisen müssen mindestens ersichtlich sein „1. Name und Vorname des Gewerbetreibenden oder des jeweiligen Beschäftigten, 2. Datum, Umfang, Inhalt und Bezeichnung der Weiterbildungsmaßnahme, 3. Name und Vorname oder Firma sowie Adresse und Kontaktdaten des Weiterbildungsanbieters. Die Nachweise und Unterlagen sind fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Weiterbildungsmaßnahme durchgeführt wurde.“
    Belegt: Welche Angaben ein Weiterbildungsnachweis enthalten muss, dass er fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren ist und dass die Frist erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt. Belegt nicht: Die Verordnung nennt kein Programm und keinen Speicherort im Einzelnen. Die Formulierung „in den Geschäftsräumen aufzubewahren“ ist ein Grund, eine rein ausgelagerte Ablage nicht ungeprüft anzunehmen.

  4. § 61 VVG: Beratungs- und Dokumentationspflichten des Versicherungsvermittlers

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-22 · gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__61.html
    Abs. 1: „Der Versicherungsvermittler hat den Versicherungsnehmer, soweit nach der Schwierigkeit, die angebotene Versicherung zu beurteilen, oder der Person des Versicherungsnehmers und dessen Situation hierfür Anlass besteht, nach seinen Wünschen und Bedürfnissen zu befragen und, auch unter Berücksichtigung eines angemessenen Verhältnisses zwischen Beratungsaufwand und der vom Versicherungsnehmer zu zahlenden Prämien, zu beraten sowie die Gründe für jeden zu einer bestimmten Versicherung erteilten Rat anzugeben. Er hat dies unter Berücksichtigung der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrags nach § 62 zu dokumentieren.“ Abs. 2 Satz 1: Der Versicherungsnehmer kann auf Beratung oder Dokumentation „durch eine gesonderte schriftliche Erklärung“ verzichten, in der er ausdrücklich auf die Folgen für einen Schadensersatzanspruch nach § 63 hingewiesen wird.
    Belegt: Dass befragt, beraten, jeder Rat begründet und das Ganze dokumentiert werden muss, und dass der Umfang von Schwierigkeit, Person, Situation, Prämienhöhe und Komplexität abhängt. Ein Verzicht ist möglich, aber nur gesondert und schriftlich. Belegt nicht: Die Norm schreibt kein Format, kein Programm und keine Aufbewahrungsfrist vor. Sie sagt nicht, dass ein CRM diese Dokumentation erzeugen darf oder dass ein Formular im CRM sie ersetzt.

  5. § 22 VersVermV: Aufzeichnungspflicht des Gewerbetreibenden

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-22 · gesetze-im-internet.de/versvermv_2018/__22.html
    Abs. 1: „Der Gewerbetreibende hat nach Maßgabe des Satzes 2 und des Absatzes 2 die Pflicht, Aufzeichnungen zu machen sowie die dort genannten Belege übersichtlich zu sammeln. Die Aufzeichnungen sind unverzüglich und in deutscher Sprache anzufertigen.“ Abs. 5: „Die in Absatz 1 Satz 1 und Absatz 3 genannten Aufzeichnungen und Belege sind fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist.“
    Belegt: Eine Aufzeichnungspflicht, die unverzüglich und auf Deutsch zu erfüllen ist, mit einer Aufbewahrung von fünf Jahren ab Ende des Kalenderjahres des letzten Vorgangs. Belegt nicht: Diese Frist betrifft die Aufzeichnungen und Belege zur Zahlungssicherung, also den Umgang mit Geldern der Versicherungsnehmer, NICHT die Beratungsdokumentation nach § 61 VVG. Für die Beratungsdokumentation nennt weder das VVG noch die VersVermV eine Aufbewahrungsfrist.

  6. HighLevel: Understanding Pipelines

    HighLevel Support · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000001982-understanding-pipelines
    „Pipelines are visual workflow tools that show the progress of leads, deals, or customers from start to finish.“ „A pipeline is made up of stages, with each stage representing a step in your sales or customer journey.“
    Belegt: Was eine Pipeline und eine Stufe in diesem Produkt sind. Belegt nicht: Keine Aussage zu Prognosegenauigkeit, Berichtstiefe oder Abschlussquoten.

  7. §§ 14, 15 und 16 VersVermV: Vergütung, Erstinformation und ihre Form

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-22 · gesetze-im-internet.de/versvermv_2018/__15.html
    § 15 Abs. 1: „Der Gewerbetreibende hat dem Versicherungsnehmer beim ersten Geschäftskontakt folgende Angaben nach Maßgabe des § 16 Absatz 1 mitzuteilen“, darunter Familienname und Vorname, die betriebliche Anschrift, „ob er eine Beratung anbietet“, „die Art der Vergütung, die er im Zusammenhang mit der Vermittlung erhält“, ob sie direkt vom Kunden zu zahlen oder in der Prämie enthalten ist, die Registrierungsnummer im Register nach § 11a Abs. 1 GewO sowie die Anschrift der Schlichtungsstelle. § 16 Abs. 1: Die Mitteilung hat „1. auf Papier, 2. in klarer, genauer und für den Versicherungsnehmer verständlicher Weise, […] und 4. unentgeltlich“ zu erfolgen; Abs. 3: der elektronische Weg „ist insbesondere angemessen, wenn der Versicherungsnehmer eine E-Mail-Adresse für die Zwecke dieses Geschäfts mitteilt“; Abs. 4: bei telefonischem Kontakt ist die Mitteilung „unmittelbar nach dem ersten Geschäftskontakt“ zu erteilen. § 14 Abs. 2 Satz 1: „Der Gewerbetreibende darf seine Beschäftigten nicht in einer Weise vergüten oder bewerten, die mit ihrer Pflicht, im bestmöglichen Interesse der Versicherungsnehmer zu handeln, kollidiert.“
    Belegt: Dass beim ersten Geschäftskontakt eine Erstinformation fällig wird, welche Angaben sie enthalten muss, in welcher Form sie zu übermitteln ist, dass sie nach einem Telefonat unmittelbar nachzureichen ist, und dass Vergütung und Bewertung von Beschäftigten nicht gegen deren Pflicht zum bestmöglichen Kundeninteresse gerichtet sein dürfen. Belegt nicht: Die Normen verlangen nicht, diese Angaben auf einer Website zu veröffentlichen: geschuldet ist die Mitteilung an den Kunden. Sie schreiben kein System vor und sagen nicht, dass ein automatischer Versand aus einem CRM die Pflicht erfüllt.

  8. HighLevel: Integrating Google with HighLevel Calendars

    HighLevel Support · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000002369-integrating-google-with-highlevel-calendars
    „Google Calendar integration with HighLevel enables real-time scheduling, streamlined availability management, and seamless syncing across platforms.“ Aus „Getting Started: Setup a Booking Calendar“: „Share the calendar link to start booking appointments!“
    Belegt: Eine Kalenderfunktion, deren Link zur Terminbuchung geteilt wird, und die Synchronisierung mit Google Kalender. Belegt nicht: Keine Aussage zu anderen Kalendersystemen im Einzelfall und keine Wirkung auf Terminausfälle. Das Original bezifferte einen Rückgang der Terminausfälle, ohne Grundlage.

  9. HighLevel: Getting Started: Setup Email, Phone & SMS

    HighLevel Support · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000005058-getting-started-setup-email-phone-and-sms
    „Easily reach individual contacts from their profile using SMS, Email, or Phone.“
    Belegt: Dass SMS, E-Mail und Telefon aus dem Kontaktprofil heraus genutzt werden können. Belegt nicht: Keine Kosten pro Nachricht, keine Zustell- oder Öffnungsraten und keine Aussage zur Zulässigkeit von Werbenachrichten in Deutschland. Das Original bezifferte eine Öffnungsrate, ohne Grundlage.

  10. § 7 UWG: Unzumutbare Belästigungen

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-22 · gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
    Abs. 2: „Eine unzumutbare Belästigung ist stets anzunehmen 1. bei Werbung mit einem Telefonanruf gegenüber einem Verbraucher ohne dessen vorherige ausdrückliche Einwilligung oder gegenüber einem sonstigen Marktteilnehmer ohne dessen zumindest mutmaßliche Einwilligung, 2. bei Werbung unter Verwendung einer automatischen Anrufmaschine, eines Faxgerätes oder elektronischer Post, ohne dass eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt“. Abs. 3: Abweichend davon ist eine unzumutbare Belästigung bei elektronischer Post nicht anzunehmen, wenn kumulativ „1. ein Unternehmer im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden dessen elektronische Postadresse erhalten hat, 2. der Unternehmer die Adresse zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwendet, 3. der Kunde der Verwendung nicht widersprochen hat und 4. der Kunde bei Erhebung der Adresse und bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann“.
    Belegt: Dass Telefonwerbung gegenüber Verbrauchern eine vorherige ausdrückliche Einwilligung voraussetzt, bei Unternehmen wenigstens eine mutmaßliche, und dass Werbung per elektronischer Post grundsätzlich eine ausdrückliche Einwilligung verlangt. Die Ausnahme für Bestandskunden in Absatz 3 verlangt alle vier Voraussetzungen zugleich, darunter den Hinweis auf das Widerspruchsrecht bei jeder Verwendung. Belegt nicht: Der Gesetzestext bewertet keinen Einzelfall und keine Software. Er definiert nicht, was eine wirksame Einwilligung ist (Art. 4 Nr. 11 und Art. 7 DSGVO), verlangt kein Double-Opt-in und regelt weder Nachweis noch Aufbewahrung der Einwilligung. Die Verweisung in Absatz 2 Nummer 3 geht heute auf § 6 Absatz 1 DDG, nicht mehr auf das TMG.

  11. HighLevel: Audit Logs

    HighLevel Support · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000006667-audit-logs
    „Audit Logs are the source of truth for who did what and when across your HighLevel account.“ „Audit Log entries are retained for 60 days and then purged.“ „You can export filtered Audit Logs to a CSV file.“
    Belegt: Ein Änderungsprotokoll mit Nutzer und Zeitpunkt, exportierbar als CSV, mit einer Aufbewahrung von 60 Tagen. Belegt nicht: Nach eigener Angabe wird das Protokoll nach 60 Tagen gelöscht. Es ist damit kein Archiv für die Fünfjahresfristen der VersVermV. Die Seite nennt keine längere Aufbewahrung.

  12. § 22 BDSG: Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-21 · gesetze-im-internet.de/bdsg_2018/__22.html
    Abs. 2 Satz 1: „In den Fällen des Absatzes 1 sind angemessene und spezifische Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person vorzusehen.“ Genannt werden unter anderem Maßnahmen, „die es ermöglichen, nachträglich zu überprüfen und festzustellen, ob und von wem personenbezogene Daten eingegeben, verändert oder entfernt worden sind“, die Sensibilisierung der Beteiligten und die „Beschränkung des Zugangs zu den personenbezogenen Daten innerhalb der verantwortlichen Stelle“.
    Belegt: Dass bei besonderen Kategorien zusätzliche Schutzmaßnahmen verlangt werden: Nachvollziehbarkeit von Eingaben und Änderungen, Sensibilisierung der Beteiligten, Zugriffsbeschränkung. Belegt nicht: Die Norm schreibt keine Software vor und sagt nicht, wie lange ein Änderungsprotokoll vorzuhalten ist.

  13. § 62 VVG: Zeitpunkt und Form der Information

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-22 · gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__62.html
    Abs. 1: „Dem Versicherungsnehmer sind die Informationen nach § 60 Abs. 2 vor Abgabe seiner Vertragserklärung, die Informationen nach § 61 Abs. 1 vor dem Abschluss des Vertrags klar und verständlich in Textform zu übermitteln.“ Abs. 2: „Die Informationen nach Absatz 1 dürfen mündlich übermittelt werden, wenn der Versicherungsnehmer dies wünscht oder wenn und soweit der Versicherer vorläufige Deckung gewährt. In diesen Fällen sind die Informationen unverzüglich nach Vertragsschluss, spätestens mit dem Versicherungsschein dem Versicherungsnehmer in Textform zu übermitteln; dies gilt nicht für Verträge über vorläufige Deckung bei Pflichtversicherungen.“
    Belegt: Zwei verschiedene Zeitpunkte: die Angaben zur Beratungsgrundlage vor der Vertragserklärung des Kunden, die Beratungsdokumentation vor Vertragsschluss, beide in Textform. Und eine eng begrenzte Ausnahme für mündliche Übermittlung, die schriftlich nachzuholen ist. Belegt nicht: Die Norm nennt keine Aufbewahrungsfrist, kein Dateiformat und keine Software. Sie sagt nicht, dass eine E-Mail in jedem Fall genügt; welche Wege zulässig sind, regeln § 6a VVG und § 16 VersVermV.

  14. HighLevel: Introduction to Workflows and Automations

    HighLevel Support · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000002445-introduction-to-workflows-and-automations
    „Workflow automation is the process of using technology to perform repetitive tasks automatically.“ „A trigger is an event that sets your workflow into motion.“ „An action is the task performed in response to a trigger.“ Genannte Auslöser: Terminbuchung, Formular, Antwort auf eine Nachricht.
    Belegt: Das dokumentierte Modell (ein Auslöser, dann Aktionen) und die Beispiele, die der Hersteller selbst nennt. Belegt nicht: Keine vollständige Liste der Auslöser, keine Aussage, welcher Tarif was enthält, und keine Zeitersparnis. Das Original stellte Nachfass-Sequenzen vor Vertragsfälligkeit als vollautomatisch dar: tatsächlich muss ein Datum zuerst gepflegt und ein Auslöser gebaut werden.

  15. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5, 9, 28 und 32

    Europäisches Parlament und Rat, EUR-Lex · abgerufen am 2026-09-21 · eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
    Art. 9 Abs. 1: „Die Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person ist untersagt.“ Art. 9 Abs. 2 lit. a nimmt davon aus, wenn „die betroffene Person in die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten für einen oder mehrere festgelegte Zwecke ausdrücklich eingewilligt hat“. Art. 28 Abs. 1: Der Verantwortliche arbeitet „nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen […] durchgeführt werden“. Art. 5 Abs. 1 lit. e: Speicherung nur „so lange […], wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“.
    Belegt: Dass Gesundheitsdaten grundsätzlich nicht verarbeitet werden dürfen und eine Ausnahme brauchen, etwa die ausdrückliche Einwilligung. Dass der Nutzer eines fremden CRM Verantwortlicher bleibt und nur Auftragsverarbeiter mit hinreichenden Garantien einsetzen darf. Dass Daten nicht länger gespeichert werden dürfen als für ihren Zweck nötig. Belegt nicht: Die Verordnung bewertet kein Produkt. Ob ein bestimmtes CRM in Ihrem Betrieb zulässig ist, hängt von Vertrag, Rechtsgrundlage, Konfiguration und tatsächlicher Nutzung ab und steht in keinem Prospekt. Artikel 9 definiert Gesundheitsdaten nicht (das tut Art. 4 Nr. 15) und nennt keine Frist. Die ausdrückliche Einwilligung ist nur einer von mehreren Ausnahmetatbeständen des Absatzes 2. Hinweis zur Quelle: der Wortlaut des Absatzes 1 und des Absatzes 2 Buchstabe a wurde am 2026-09-22 nachgeprüft; EUR-Lex war an diesem Tag nicht abrufbar, die Prüfung erfolgte gegen zwei voneinander unabhängige, wortgleiche Textspiegel. Maßgeblich bleibt der Text im Amtsblatt der Europäischen Union.

  16. HighLevel: Manage Sub-Account User Roles & Permissions

    HighLevel Support · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000002544-user-roles-permissions-and-assigned-data-subaccount
    „Admin: full access to all modules and settings in the sub-account“ · „User: restricted access; granular permissions apply.“ · „Toggle Only Assigned Data to restrict a user's visibility to only the leads, opportunities, and data explicitly assigned to them.“
    Belegt: Zwei Rollen, feinere Berechtigungen und eine Einstellung, mit der ein Mitarbeiter nur die ihm zugewiesenen Kontakte und Verkaufschancen sieht. Belegt nicht: Keine Aussage, ob die Einstellung alle Module gleich abdeckt. Das ist im Testkonto mit einem zweiten Nutzer zu prüfen.

  17. § 60 VVG: Beratungsgrundlage des Versicherungsvermittlers

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-22 · gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__60.html
    Abs. 1: „Der Versicherungsmakler ist verpflichtet, seinem Rat eine hinreichende Zahl von auf dem Markt angebotenen Versicherungsverträgen und von Versicherern zu Grunde zu legen, so dass er nach fachlichen Kriterien eine Empfehlung dahin abgeben kann, welcher Versicherungsvertrag geeignet ist, die Bedürfnisse des Versicherungsnehmers zu erfüllen. Dies gilt nicht, soweit er im Einzelfall vor Abgabe der Vertragserklärung des Versicherungsnehmers diesen ausdrücklich auf eine eingeschränkte Versicherer- und Vertragsauswahl hinweist.“ Abs. 2 Satz 1: „Der Versicherungsmakler, der nach Absatz 1 Satz 2 auf eine eingeschränkte Auswahl hinweist, und der Versicherungsvertreter haben dem Versicherungsnehmer mitzuteilen, auf welcher Markt- und Informationsgrundlage sie ihre Leistung erbringen, und die Namen der ihrem Rat zu Grunde gelegten Versicherer anzugeben.“
    Belegt: Dass der Makler seinem Rat eine hinreichende Zahl von Verträgen und Versicherern zugrunde legen muss, dass eine eingeschränkte Auswahl nur zulässig ist, wenn er vor der Vertragserklärung des Kunden ausdrücklich darauf hinweist, und dass er dann Markt- und Informationsgrundlage sowie die Namen der herangezogenen Versicherer nennen muss. Belegt nicht: Die Norm nennt keine Mindestzahl von Versicherern: „hinreichende Zahl“ ist nicht beziffert. Sie verlangt keinen Vergleich des gesamten Marktes, schreibt kein Verfahren vor und sagt nicht, dass ein Vergleichsprogramm oder ein CRM diese Pflicht erfüllt.

  18. § 6a VVG: Einzelheiten der Auskunftserteilung

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-22 · gesetze-im-internet.de/vvg_2008/__6a.html
    Abs. 1: „Der nach § 6 zu erteilende Rat und die Gründe hierfür sind dem Versicherungsnehmer wie folgt zu übermitteln: 1. auf Papier; 2. in klarer, genauer und für den Versicherungsnehmer verständlicher Weise; 3. in einer Amtssprache des Mitgliedstaats, in dem das Risiko belegen ist oder in dem die Verpflichtung eingegangen wird, oder in jeder anderen von den Parteien vereinbarten Sprache und 4. unentgeltlich.“ Abs. 3: „Die Auskunftserteilung mittels eines anderen dauerhaften Datenträgers als Papier oder über eine Website im Rahmen eines getätigten Geschäfts wird als angemessen erachtet, wenn der Versicherungsnehmer nachweislich regelmäßig Internetzugang hat. Die Mitteilung einer E-Mail-Adresse seitens des Versicherungsnehmers für die Zwecke dieses Geschäfts gilt als solcher Nachweis.“
    Belegt: Dass der gesetzliche Grundfall Papier ist, dass der digitale Weg eine geregelte Abweichung darstellt und dass eine vom Kunden für dieses Geschäft mitgeteilte E-Mail-Adresse als Nachweis regelmäßigen Internetzugangs gilt. Belegt nicht: Die Norm richtet sich unmittelbar an den Versicherer; für Vermittler gilt sie über die Verweisung in § 59 Abs. 1 Satz 2 VVG. Sie erlaubt keinen Versand über beliebige Kanäle und sagt nichts über SMS oder Messenger.

  19. § 17 VersVermV: Behandlung von Beschwerden

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-22 · gesetze-im-internet.de/versvermv_2018/__17.html
    Abs. 2: Der Gewerbetreibende hat „1. eine Beschwerdemanagementfunktion einzurichten, die Beschwerden untersucht und dabei mögliche Interessenkonflikte feststellt und vermeidet, soweit der Umfang des Gewerbebetriebs dies erfordert, 2. eine Beschwerde zu registrieren, der zuständigen Industrie- und Handelskammer jederzeit Einsicht in dieses Register zu gestatten und die Daten zur Beschwerdebearbeitung fortlaufend zu untersuchen und zu bewerten, 3. den Eingang einer Beschwerde zu bestätigen und den Beschwerdeführer über das Verfahren zur Beschwerdebearbeitung zu unterrichten“. Abs. 4: Ruft der Versicherungsnehmer die Schlichtungsstelle an, „ist der Gewerbetreibende verpflichtet, an dem Schlichtungsverfahren teilzunehmen“.
    Belegt: Dass Beschwerden zu registrieren, zu bestätigen, auszuwerten und der Industrie- und Handelskammer auf Verlangen zugänglich zu machen sind, und dass die Teilnahme am Schlichtungsverfahren verpflichtend ist. Belegt nicht: Die Norm nennt kein Programm für dieses Register und keine Aufbewahrungsfrist. Sie sagt nicht, dass ein CRM-Feld als Beschwerderegister im Sinn der Vorschrift genügt.

  20. § 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-21 · gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
    Abs. 4: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen – darunter empfangene und abgesandte Handelsbriefe – sechs Jahre.
    Belegt: Dass empfangene und abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und Handelsbücher sowie Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren sind. Belegt nicht: Die Norm sagt nicht, welche E-Mail oder welcher CRM-Eintrag im Einzelfall ein Handelsbrief ist, und regelt nicht das Verhältnis zur Löschpflicht der DSGVO.

  21. HighLevel: Data Processing Agreement

    HighLevel · abgerufen am 2026-09-21 · gohighlevel.com/data-processing-agreement
    „HighLevel will act as a Processor of Customer Personal Data. Customer will act as the Controller of Customer Personal Data.“ „HighLevel is certified to the EU-U.S. Data Privacy Framework, the UK Extension to the EU-U.S. Data Privacy Framework, and the Swiss-U.S. Data Privacy Framework.“ Übermittlungen erfolgen nach dem Anhang zu den Standardvertragsklauseln; die Liste der Unterauftragsverarbeiter steht unter gohighlevel.com/sub-processors.
    Belegt: Dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag bereitsteht, dass HighLevel sich als Auftragsverarbeiter und den Kunden als Verantwortlichen einordnet, dass eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework angegeben wird und dass Unterauftragsverarbeiter gelistet sind. Belegt nicht: Der Vertrag ersetzt nicht Ihre eigene Prüfung: Rechtsgrundlage, gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzung, Umgang mit Gesundheitsdaten. Ob die Zertifizierung am Tag Ihres Abschlusses gilt, prüfen Sie in der offiziellen Liste des Data Privacy Framework.

  22. HighLevel: Security and Compliance Overview

    HighLevel Support · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000000574-highlevel-security-and-compliance-overview
    „All data is encrypted in transit with TLS version 1.2, or 1.3 and 2,048 bit keys or better.“ „Platform data is stored using AES-256 encryption.“ „HighLevel outsources hosting of its product infrastructure to leading cloud infrastructure providers such as Google Cloud Platform Services and Amazon Web Services.“ „Our product infrastructure resides in the United States.“ „HighLevel aims to provide features that enable our customers to easily achieve and maintain their GDPR compliance requirements.“ Die Seite verweist auf eine SOC 2 Type II-Zertifizierung.
    Belegt: Die Angaben des Herstellers zu Verschlüsselung, Hosting-Anbietern, Standort der Produktinfrastruktur in den Vereinigten Staaten und zu einer SOC 2 Type II-Zertifizierung. Belegt nicht: Die Seite nennt keinen Datenstandort in der EU oder in Deutschland. Der Hersteller schreibt, er wolle Funktionen bereitstellen, die es Kunden erleichtern, ihre Anforderungen zu erfüllen: das ist keine Zusage, dass Ihre Verarbeitung rechtmäßig ist. Das Original erklärte die Datenschutzkonformität dagegen zur eingebauten Produkteigenschaft.

  23. HighLevel: Authenticator App Support for Two-Factor Authentication (2FA)

    HighLevel Support · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000005534-authenticator-app-support-for-two-factor-authentication-2fa-
    „Authenticator App Support for Two-Factor Authentication (2FA) is a security enhancement that integrates time-based one-time password (TOTP) functionality into your HighLevel account.“
    Belegt: Dass eine Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App verfügbar ist. Belegt nicht: Keine Aussage, ob sie für alle Mitarbeiter erzwungen werden kann; das ist in den Einstellungen zu prüfen.

  24. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen

    Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de · abgerufen am 2026-09-21 · gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html
    „Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen: … 6. Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen;“
    Belegt: Dass der Betriebsrat, wo es einen gibt, bei Einführung und Anwendung solcher Einrichtungen mitzubestimmen hat. Belegt nicht: Die Norm gilt nur in Betrieben mit Betriebsrat und entscheidet nicht, ob eine bestimmte CRM-Auswertung darunter fällt.

  25. HighLevel: Pricing

    HighLevel · abgerufen am 2026-09-21 · gohighlevel.com/pricing
    Starter $97/Month · Unlimited $297/Month · Agency Pro $497/Month · Enterprise: Preis auf Anfrage. „Start Your 14 Day Free Trial Today!“ „On all plans, you get unlimited contacts and unlimited users.“ Starter umfasst 3 Sub-Accounts, Unlimited und Agency Pro unbegrenzt viele.
    Belegt: Listenpreise in US-Dollar pro Konto und Monat, unbegrenzte Kontakte und Nutzer in allen Tarifen und den öffentlich genannten Testzeitraum von 14 Tagen. Belegt nicht: Keine Verbrauchskosten (SMS, Telefonie, E-Mail-Versand), keine Steuern, keine Euro-Preise und keine Aussage zur Eignung für die Versicherungsvermittlung. Das Original wies dieselben Zahlen als Euro-Beträge aus; die Preisseite nennt US-Dollar. Ein 30-tägiger Testzeitraum steht dort nicht; er ist eine Kondition des Partnerlinks dieser Website.

  26. Salesforce Financial Services Cloud: Preise

    Salesforce · abgerufen am 2026-09-21 · salesforce.com/de/financial-services/pricing/
    Financial Services Cloud for Sales ab 325 € · for Service ab 325 € · for Sales and Services ab 350 € · Agentforce 1 Sales 750 € · Agentforce 1 Service 750 €, jeweils pro Benutzer und Monat, jährliche Abrechnung
    Belegt: Dass Salesforce ein eigenes Produkt für Finanzdienstleister und Versicherer anbietet und die ausgewiesenen Einstiegspreise pro Benutzer und Monat. Belegt nicht: Keine Einführungskosten, keine Mindestlaufzeit und keinen Funktionsvergleich. Das Original nannte eine Spanne einmaliger Einführungskosten und einen Einstiegspreis, beide ohne Quelle.

  27. Microsoft Dynamics 365 Sales: Preise

    Microsoft · abgerufen am 2026-09-21 · microsoft.com/de-de/dynamics-365/products/sales/pricing
    Sales Professional 56,30 € · Sales Enterprise 91,00 € · Sales Premium 130,00 €, jeweils pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, „Preise zzgl. MwSt.“
    Belegt: Die ausgewiesenen Preise pro Benutzer und Monat, netto, jährliche Abrechnung. Belegt nicht: Keine Microsoft-365-Lizenzen und keine Partnerkosten für die Einführung. Das Original nannte einen niedrigeren Einstiegspreis ohne Quelle.

  28. HubSpot Sales Hub: Preise

    HubSpot · abgerufen am 2026-09-21 · hubspot.de/pricing/sales
    Kostenlose Version 0 €/Monat · Starter ab 7 €/Monat/Lizenz · Professional ab 90 €/Monat/Lizenz · Enterprise ab 150 €/Monat/Lizenz
    Belegt: Die auf der deutschen Preisseite ausgewiesenen Einstiegspreise pro Lizenz und Monat. Belegt nicht: Keinen Gesamtpreis: Mindestlizenzzahlen, Onboarding-Gebühren und Zusatzmodule sind dort nicht abgebildet. Das Original nannte hier einen monatlichen Aufschlag ab einer bestimmten Kontaktzahl, ohne Quelle.

  29. Pipedrive: Preise

    Pipedrive · abgerufen am 2026-09-21 · pipedrive.com/de/pricing
    Lite 14 € · Growth 39 € · Premium 59 € · Ultimate 79 € pro Nutzerprofil und Monat bei monatlicher Abrechnung
    Belegt: Die ausgewiesenen Preise pro Nutzerprofil und Monat. Belegt nicht: Keinen Funktionsumfang je Tarif. Das Original nannte einen niedrigeren Einstiegspreis und Zuschläge je Zusatzfunktion, beide ohne Quelle.

  30. Zoho CRM: Preise (deutschsprachige Seite)

    Zoho · abgerufen am 2026-09-21 · zoho.com/de/crm/zohocrm-pricing.html
    Standard ₹800 /Benutzer/Monat · Professional ₹1.400 · Enterprise ₹2.400 · Ultimate ₹2.600.
    Belegt: Dass die deutschsprachige Preisseite am Abrufdatum Beträge in indischen Rupien auswies, nicht in Euro. Belegt nicht: Keinen Europreis. Eine Umrechnung wäre eine Erfindung mit Kurs und Datum. Das Original nannte einen Europreis und eine Spanne für ein SMS-Zusatzmodul, beide ohne Quelle. Prüfen Sie, welche Währung Ihnen tatsächlich berechnet wird.

  31. HighLevel: The Phone Dialer Overview

    HighLevel Support · abgerufen am 2026-09-21 · help.gohighlevel.com/support/solutions/articles/155000005807-the-phone-dialer-overview
    „The Phone Dialer is a browser-based calling interface that allows users to place and receive calls directly from HighLevel without external phone hardware or apps.“ „All calls are logged to contact records with timestamps, duration, and call status.“
    Belegt: Eine browserbasierte Telefonie, die Anrufe mit Zeitpunkt, Dauer und Status am Kontakt protokolliert. Belegt nicht: Keine Verfügbarkeit deutscher Rufnummern, keine Minutenpreise und keine Aussage zur Zulässigkeit einer Gesprächsaufzeichnung.